Drei Gründe, warum das Thema gerade jetzt auf den Tisch kommt
AusgangslageDie meisten Unternehmen sind nicht aus Überzeugung bei Microsoft 365 gelandet, sondern weil es damals der bequemste Weg war. Seitdem haben sich Preis, Rechtslage und Angebot verschoben – alle drei in dieselbe Richtung.
Microsoft führt Business Standard inzwischen zusammen mit Copilot Business. In der deutschen Preisliste steht das Paket bei 20,36 € pro Nutzer und Monat, netto, im Jahresabo – für Funktionen, die ein Teil der Belegschaft nie öffnet.
„Wir zahlen inzwischen mehr als für unsere Warenwirtschaft."
Der Angemessenheitsbeschluss für die USA gilt, und das EU-Gericht hat die erste Klage dagegen abgewiesen. Ein Rechtsmittel bleibt möglich, und die Kritik am Schutzniveau ist damit nicht ausgeräumt. Wer heute entscheidet, entscheidet auf einer Grundlage, die weiter in Bewegung ist.
„Und wenn der Beschluss kippt – was machen wir dann?"
Postfächer, Dateiablage und Benutzerkonten hängen aneinander. Wer nur den Dateispeicher wechselt, merkt schnell, dass die Berechtigungen am Verzeichnisdienst hängen – und lässt es wieder. Mit der richtigen Reihenfolge fällt derselbe Wechsel in wenige ruhige Schritte.
„Wo fangen wir da überhaupt an?"
Was wodurch ersetzt wird
ErsetzungenDie Tabelle nennt als Beispiel die kSuite von Infomaniak, weil wir sie selbst einsetzen. Die Aufteilung gilt genauso für andere europäische Anbieter – entscheidend ist, dass jede Zeile ein Gegenstück hat, bevor der erste Nutzer umzieht. Orange hinterlegte Zeilen brauchen einen eigenen Baustein.
Arbeitsplatz und Zusammenarbeit
| Bisher | Ersetzt durch | Was Sie merken |
|---|---|---|
| Exchange Online, Outlook Postfach, Kalender, Kontakte | Mail, Kalender, Kontakte | Outlook kann als Programm bleiben: Infomaniak dokumentiert die Einrichtung über IMAP, Kalender und Kontakte über CalDAV und CardDAV. Wer möchte, arbeitet stattdessen im Browser. |
| OneDrive for Business Persönliche Dateien | kDrive | Ordner auf dem Rechner, Freigabelinks, Versionen. Der Umzug läuft über einen Kopierlauf, nicht über Einzelaktionen der Belegschaft. |
| SharePoint Gemeinsame Dateiablage | kDrive, gemeinsame Ordner | Für Ablage und Freigaben trägt kDrive. Was SharePoint zusätzlich war – Intranet, Formulare, Listen – steht weiter unten als eigene Zeile. |
| Teams Chat und Kanäle | kChat | Kanäle, Direktnachrichten, Dateianhänge, mobile Apps. Die Gewöhnung dauert erfahrungsgemäß wenige Tage. |
| Teams Besprechungen | kMeet | Videokonferenz im Browser, Gäste treten über einen Link bei. Einladungen kommen aus demselben Kalender wie bisher. |
| Word, Excel, PowerPoint Dokumente bearbeiten | Docs, Grids, Points | Ab dem Business-Tarif ist zusätzlich Microsoft Office Online eingebunden – wer eine Datei lieber dort öffnet, kann das weiter tun. Bestehende Dateien bleiben in ihren Formaten. |
| Copilot Assistenz beim Schreiben | Euria | Schreibhilfe, Transkription von Audio, Übersetzung, Suche über eingescannte Dokumente. In allen Pro-Tarifen enthalten, mit wachsendem Funktionsumfang. |
Identität, Geräte, Auswertung
| Bisher | Ersetzt durch | Was Sie merken |
|---|---|---|
| Entra IDBenutzerkonten, Anmeldung | Eigener Verzeichnisdienst | Die kSuite bindet Ihren Identitätsanbieter über SAML 2.0 und SCIM 2.0 an – im Enterprise-Tarif –, stellt ihn aber nicht selbst. Den Teil übernimmt ein eigener Dienst oder Ihr bestehendes Verzeichnis im Haus. Diese Zeile gehört an den Anfang der Planung. |
| IntuneGeräteverwaltung | Eigene Lösung | Notebooks und Telefone verwalten Sie weiterhin getrennt von der Bürosuite. Wir klären in der Bestandsaufnahme, ob dafür ein eigenes Werkzeug nötig ist oder die vorhandenen Bordmittel reichen. |
| Teams TelefonieFestnetz am Arbeitsplatz | Eigener Anbieter | Telefonie läuft über eine Telefonanlage, nicht über die Bürosuite. In vielen Häusern ist sie ohnehin schon getrennt. |
| Power BIAuswertungen | Eigene Auswertung | Berichte auf eigenen Daten bauen wir mit offenen Werkzeugen auf. Das ist derselbe Weg, den wir in der Unternehmensoptimierung ohnehin gehen. |
| Power AutomateAbläufe automatisieren | Eigene Workflows | Freigaben und Benachrichtigungen laufen anschließend über eine eigene Automatisierung, die auch Ihre Fachsysteme erreicht. |
| SharePointIntranet, Formulare, Listen | TYPO3 | Den Portalteil bauen wir als eigene Anwendung: Redaktion, Rechte, Suche, Formulare. Das ist unser Kerngeschäft und der Punkt, an dem meistens mehr herauskommt als vorher da war. |
Server und Infrastruktur
| Bisher | Ersetzt durch | Was Sie merken |
|---|---|---|
| AzureServer, Datenbanken, Container | Public Cloud auf OpenStack | Infomaniak betreibt eine Public Cloud mit Kubernetes und verwalteten Datenbanken, seit Januar 2026 mit Managed Services für den Umzug von Hyperscalern. Betrieb und Standort liegen in der Schweiz. |
| Azure OpenAISprachmodelle | KI-Dienste mit offener Schnittstelle | Eine OpenAI-kompatible Schnittstelle mit quelloffenen Modellen. Bestehender Code spricht weiter dieselbe Sprache, die Anfragen bleiben in der Schweiz. |
| Große Dateien per MailAnhänge über der Größengrenze | SwissTransfer | Übertragung bis 50 GB. Ersetzt in der Praxis die Werkzeuge, die neben Microsoft 365 sowieso schon im Einsatz waren. |
Die Rechnung für fünfundzwanzig Arbeitsplätze
KostenListenpreise beider Anbieter in Euro, Stand September 2026, jeweils netto und im Jahresabo. Die beiden Pakete enthalten nicht dasselbe – die Gegenüberstellung zeigt die Größenordnung, nicht ein Gleichheitszeichen.
Microsoft 365 Business Standard mit Copilot Business
Heute20,36 €
pro Nutzer und Monat · 25 Plätze ≈ 6.108 € im Jahr
- Copilot Business gehört zum Paket, die Preisliste führt es nur gemeinsam
- Ohne Teams (EWR-Variante) 17,58 € pro Nutzer und Monat
- Business Basic liegt bei 6,07 €, dort laufen die Office-Programme im Browser
kSuite Pro Business
Danach6,58 €
pro Nutzer und Monat · 25 Plätze ≈ 1.974 € im Jahr
- Im ersten Jahr die Hälfte: 3,29 € pro Nutzer und Monat, rund 987 € für 25 Plätze
- 3 TB Speicher pro Nutzer, Euria und Microsoft Office Online eingebunden
- Der Standard-Tarif beginnt bei 1,58 €, Enterprise liegt bei 12,41 €
Der Abstand für 25 Plätze: rund 4.130 € im Jahr, im ersten Jahr gut 5.100 €. Dazu kommt die Umstellung selbst, und die kostet einmalig Geld: Bestandsaufnahme, Umzug der Postfächer und Dateien, Verzeichnisdienst, Einweisung, Parallelbetrieb. Wie viel davon anfällt, hängt an der Zahl der Postfächer und daran, wie tief Office in Ihre Fachanwendungen hineinreicht. Wir nennen die Summe nach der Bestandsaufnahme, nicht vorher.
In Wellen, mit Rückweg
VorgehenBeide Welten laufen eine Zeit lang nebeneinander. Das kostet ein paar Wochen doppelte Lizenz und nimmt dem Projekt das Risiko.
Bestandsaufnahme
Schritt 01Wir zählen Postfächer und Datenmengen, suchen die Stellen, an denen Office in Fachanwendungen hineinreicht, und ordnen jeder Zeile der Tabelle oben ein konkretes Gegenstück zu. Ergebnis ist ein Plan mit Reihenfolge, Aufwand und Preis.
2–3 Wochen
Pilotgruppe
Schritt 02Fünf bis zehn Personen aus verschiedenen Abteilungen arbeiten vollständig in der neuen Umgebung, während alles andere weiterläuft. Was hier auffällt, fällt später nicht dem ganzen Haus auf.
4–6 Wochen
Umstellung
Schritt 03Abteilung für Abteilung: Postfach samt Verlauf, Dateien samt Rechten. Jede Welle bekommt eine kurze Einweisung und eine Woche, in der jemand erreichbar ist.
nach Größe
Betrieb
Schritt 04Die Lizenzen laufen aus, der Parallelbetrieb endet, die letzten Altdaten kommen ins Archiv. Danach betreuen wir die Umgebung weiter oder übergeben sie an Ihre IT.
laufend
Vier Punkte, die wir vorher sagen
TransparenzJeder davon ist lösbar. Teuer wird er nur, wenn er erst mitten im Projekt auftaucht.
Die Schweiz ist nicht die EU
Infomaniak betreibt ausschließlich Schweizer Rechenzentren. Die EU-Kommission hat der Schweiz am 15. Januar 2024 erneut ein angemessenes Datenschutzniveau bescheinigt: Daten dürfen ohne zusätzliche Garantien wie Standardvertragsklauseln dorthin übermittelt werden. Wer aus Vergaberecht oder Konzernvorgabe einen Standort innerhalb der EU braucht, wählt einen anderen Anbieter – der Weg bleibt derselbe.
Makros und Fachanwendungen
Eine Excel-Datei mit VBA, ein Serienbrief aus der Warenwirtschaft, ein Add-in im Outlook: Solche Verbindungen sind der häufigste Grund, warum einzelne Arbeitsplätze eine Office-Lizenz behalten. Wir suchen sie in der Bestandsaufnahme und rechnen sie ein.
Die Anmeldung hängt an allem
Wer Benutzerkonten aus Entra ID herauslöst, zieht an einem Faden, der bis in VPN und Fachanwendungen reicht. Deshalb steht der Verzeichnisdienst am Anfang des Plans und nicht am Ende.
Gewöhnung braucht Zeit
Die Werkzeuge können, was sie sollen – sie sehen nur anders aus. Der Widerstand kommt selten aus fehlenden Funktionen und fast immer aus dem geänderten Handgriff. Eine Pilotgruppe und kurze Einweisungen nehmen ihm die Schärfe.
Wir arbeiten selbst so
Warum wirUnsere eigene Mail und unsere Dateien liegen in derselben Umgebung, die wir Ihnen vorschlagen.
Umgestiegen, nicht nur beraten
Wir kennen die Stellen, an denen es hakt, weil wir sie selbst durchlaufen haben. Ein Konzept, das mit dem Foliensatz endet, hilft bei einem Umzug dieser Größe wenig.
Die Bausteine kommen von uns
Intranet, Formulare, Suche über den eigenen Bestand, Automatisierung zwischen den Systemen: Genau die Zeilen, die in der Tabelle als eigener Baustein stehen, sind seit über zwanzig Jahren unser Tagesgeschäft.
Migration ist Handwerk
Postfächer mit Verlauf, Dateien mit Rechten, Verteiler, Kalenderfreigaben, Abwesenheitsregeln. Der Erfolg eines Umzugs entscheidet sich an diesen Kleinigkeiten, nicht an der Produktauswahl.
Offen statt eingesperrt
Offene Formate und offene Schnittstellen, Ihre Daten jederzeit exportierbar. Wer heute aus einer Abhängigkeit herauskommt, sollte nicht in der nächsten landen – auch nicht bei uns.
Woher die Zahlen und die Rechtsangaben stammen
Quellen- Microsoft, Preisübersicht Microsoft 365 Business (Deutschland), abgerufen im September 2026: microsoft.com
- Infomaniak, kSuite Pro, Tarife und Funktionsumfang, abgerufen im September 2026: infomaniak.com
- Infomaniak, Support-Artikel zur SSO-Anbindung über SAML 2.0 und SCIM 2.0: infomaniak.com/support
- Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter zum Angemessenheitsbeschluss der EU vom 15. Januar 2024: edoeb.admin.ch
Wie viele Postfächer sind es?
KontaktMit dieser Zahl und einer groben Beschreibung Ihrer Fachanwendungen können wir schon einschätzen, wie groß der Schritt bei Ihnen wird. Wir melden uns mit einer ehrlichen Einordnung und einem ersten Termin.
